Gestión de Nómina y Empleados

Empleado

La opción Empleado permite visualizar y administrar los perfiles individuales de cada colaborador dentro del sistema.

Cada registro de empleado se encuentra vinculado con:

• contratos laborales,
• estructuras salariales,
• entradas de trabajo,
• asistencia,
• y recibos de nómina,

permitiendo así un procesamiento más preciso y automatizado de la nómina.

Desde esta sección es posible consultar información personal, laboral y contractual de cada empleado, facilitando el control y seguimiento de toda la gestión de recursos humanos dentro de la empresa.

Registros de Empleados

La opción Registro de empleados dentro del menú Empleados del módulo de Nómina en Odoo permite acceder a un perfil detallado y completo de cada colaborador, enfocado específicamente en la gestión de nómina.

Desde esta sección se puede visualizar y administrar información importante como:

• contratos laborales,
• detalles salariales,
• registros y entradas de trabajo,
• historial de nómina,
• recibos de pago,
• y demás datos relacionados con la gestión del empleado.

Esta funcionalidad facilita una administración más organizada y precisa de la nómina, permitiendo mantener centralizada toda la información necesaria para el correcto cálculo y control de los procesos salariales dentro de la empresa.

Ajuste Salarial

La opción Ajuste Salarial, ubicada dentro del menú Empleados del módulo de Nómina en Odoo, permite gestionar y registrar cambios relacionados con el salario de los colaboradores.

Desde esta funcionalidad es posible realizar:

• incrementos salariales,
• reducciones,
• correcciones,
• bonificaciones,
• y ajustes específicos según las necesidades de la empresa.

Todos los cambios realizados quedan registrados dentro del historial del empleado, permitiendo mantener un mayor control y trazabilidad sobre las modificaciones salariales.

Además, esta opción garantiza que los cálculos de nómina y la generación de recibos de pago se realicen de manera correcta y actualizada conforme a la información salarial vigente del colaborador.

Al hacer clic en el botón "Nuevo" para realizar un nuevo tipo de ajuste salarial, se carga un formulario en blanco de "Otros tipos de entrada en la nómina".

En el formulario correspondiente, deberá ingresar la descripción del nuevo ajuste de compensación. Posteriormente, se deberá seleccionar la información relacionada con el ajuste, como:

• Empleado
• Tipo de ajuste
• Importe aplicado en nómina
• Valor negativo (en caso de descuentos o reducciones)

• Duración del ajuste:

  • Única
  • Limitada
  • Ilimitada
• Notas u observaciones adicionales

Esta configuración permite mantener un mejor control sobre modificaciones salariales temporales o permanentes dentro del proceso de nómina.

Calculadora de Salario

La opción Calculadora de Salario, disponible dentro del menú Empleados del módulo de Nómina en Odoo, permite simular y estimar el salario de un colaborador antes de generar los registros reales de nómina.

Esta herramienta toma en cuenta información como:

• estructura salarial,
• reglas de nómina,
• contratos laborales,
• beneficios,
• descuentos,
• y demás configuraciones relacionadas con el empleado.

Su principal objetivo es facilitar la validación y revisión previa de los valores salariales, permitiendo realizar cálculos más precisos antes de procesar oficialmente la nómina dentro del sistema.

Al ingresar el salario y seleccionar la estructura salarial correspondiente, el sistema actualizará automáticamente información relacionada como:

• Salario bruto
• Salario neto
• Beneficios aplicados
• Costos asociados para la empresa

Esto permite obtener una simulación más precisa de la nómina antes de aplicar los valores definitivos dentro del sistema.

Oferta

La opción Oferta, ubicada dentro del menú Empleados del módulo de Nómina en Odoo, permite crear y gestionar propuestas salariales para empleados o candidatos antes de formalizar un contrato laboral.

Desde esta funcionalidad es posible definir:

• salario propuesto,
• beneficios,
• compensaciones,
• estructura salarial,
• y demás componentes relacionados con la oferta laboral.

Esto facilita la preparación y validación de condiciones salariales antes de confirmar la contratación del colaborador o generar registros oficiales de nómina dentro del sistema.

Ahora, la opción "Nuevo" te ayuda a crear una nueva oferta.

Dentro de la configuración de la oferta laboral se deberán completar los siguientes campos:

• Plantilla de contrato:
  Permite seleccionar la plantilla de contrato que será utilizada para generar la propuesta laboral del candidato. En caso de requerir una plantilla diferente, podrá seleccionarse desde el menú desplegable.
• Título del puesto:
  Campo que se completa automáticamente según el puesto seleccionado. Puede modificarse para agregar información adicional o ajustarse mejor al perfil del candidato.
• Puesto de trabajo:
  Define el cargo o posición ofrecida al candidato. Las opciones disponibles corresponden a los puestos previamente configurados dentro del módulo de Reclutamiento.
• Departamento:
  Área o departamento al que pertenecerá el colaborador dentro de la empresa.
• Fecha de inicio del contrato:
  Fecha en la que entrará en vigencia el contrato laboral. Por defecto se mostrará la fecha actual, aunque puede modificarse seleccionando una nueva fecha desde el calendario.
• Fecha de creación de la oferta:
  Corresponde a la fecha en la que fue generada la oferta laboral dentro del sistema. Este campo se completa automáticamente y no puede ser modificado.
• Fecha de validez de la oferta:
  Define la fecha límite de vigencia de la propuesta laboral. Después de esta fecha, la oferta ya no podrá ser firmada o utilizada.

Entradas de Trabajo

Las entradas de trabajo permiten a la empresa registrar, monitorear y gestionar información relacionada con la jornada laboral de los colaboradores en tiempo real.

Estos registros funcionan como respaldo y control de:

• horarios laborales,
• asistencia,
• ausencias,
• permisos,
• horas trabajadas,
• y demás movimientos relacionados con la actividad laboral del empleado.

La información registrada en esta sección es fundamental para el correcto procesamiento de la nómina, ya que permite calcular de manera precisa los valores salariales según las horas y días efectivamente trabajados.

Dentro de la pestaña Entradas de trabajo, se encuentran opciones como:

• Ausencias para reportar
• Entradas de trabajo

permitiendo mantener un mayor control y seguimiento de la operación diaria del personal dentro de la empresa.

Entradas de Trabajo

La sección Entradas de Trabajo permite gestionar y controlar la información relacionada con la jornada laboral de cada colaborador dentro del sistema.

Desde esta opción es posible administrar:

• entradas de trabajo,
• solicitudes de tiempo libre,
• ausencias,
• y conflictos relacionados con horarios o registros laborales.

Al ingresar al menú Entradas de Trabajo, Odoo 19 permite visualizar fácilmente la información individual de cada empleado y realizar el seguimiento correspondiente de sus actividades laborales.

Además, el sistema detecta automáticamente posibles conflictos o inconsistencias en los registros, agrupándolos en tareas para facilitar su revisión y corrección.

Estos conflictos pueden generarse por situaciones como:

• registros superpuestos,
• diferencias en horarios,
• ausencias mal registradas,
• o inconsistencias entre horas trabajadas y permisos solicitados.

Odoo 19 incorpora herramientas que ayudan a identificar y resolver estos problemas de manera más rápida y organizada, garantizando mayor precisión en el procesamiento de nómina y control operativo del personal.

Las entradas de trabajo inválidas o con inconsistencias se visualizarán dentro de la ventana de Entradas de Trabajo en la vista tipo Gantt.

La vista Gantt permite obtener una representación visual y organizada de las jornadas laborales de cada empleado durante un período específico, facilitando el seguimiento y control de las actividades registradas.

Las entradas de trabajo pueden visualizarse agrupadas por:

• Día
• Semana
• Mes

Además, el sistema diferencia visualmente ciertos tipos de registros:

• Las horas extras se muestran resaltadas en color azul.
• Las entradas normales de trabajo se visualizan en escala de grises.

Esta vista facilita la identificación rápida de conflictos, ausencias, horas adicionales y posibles inconsistencias dentro de la gestión laboral y de nómina.

• Botón Generar Nómina:
  Permite crear un nuevo lote de nómina agrupando las entradas de trabajo seleccionadas dentro del período definido. Esta opción prepara automáticamente la información necesaria para el procesamiento y generación de la nómina correspondiente.
• Botón Reinicio:
  Permite restablecer o devolver las entradas de trabajo seleccionadas a un estado de borrador o sin procesar, facilitando la corrección de información antes de generar nuevamente la nómina.

En la vista de lista, el sistema mostrará de forma individual las entradas de trabajo de cada colaborador, incluyendo información como:

• nombre del empleado,
• tipo de entrada de trabajo,
• duración,
• estado,
• fecha de inicio,
• fecha de finalización,
• entre otros datos relevantes relacionados con la jornada laboral.

Para crear una nueva entrada de trabajo para un colaborador, deberá hacer clic en el botón Nuevo. Sin embargo, en muchos casos las entradas de trabajo pueden generarse automáticamente según la fuente de información configurada en el contrato del empleado.

Una vez creada la entrada, se deberá seleccionar:

• el empleado correspondiente,
• el tipo de entrada de trabajo,
• y el período de tiempo relacionado.

Entre los tipos de entrada disponibles se pueden encontrar opciones como:

• Horas extra
• Asistencia
• Baja por enfermedad
• Permisos
• Vacaciones
• entre otros.

También será posible definir:

• fecha de inicio,
• fecha de finalización,
• y duración de la entrada de trabajo.

Es importante considerar que, si un colaborador registra dos entradas incompatibles dentro del mismo período —por ejemplo, asistencia y baja médica el mismo día— el sistema detectará automáticamente un conflicto para su revisión y corrección.

Una vez completada toda la información requerida, los datos podrán guardarse fácilmente dentro del formulario de Entrada de Trabajo.

Tiempos Libres

La opción Ausencias para reportar, ubicada dentro del menú Entradas de Trabajo, permite consultar y gestionar la información relacionada con permisos, vacaciones y ausencias de los colaboradores.

Desde esta sección, el usuario podrá visualizar un listado detallado de las ausencias registradas para cada empleado, incluyendo información como:

• fecha de inicio,
• fecha de finalización,
• duración,
• estado de la nómina,
• tipo de ausencia,
• departamento,
• y estado de aprobación.

La vista de lista facilita el seguimiento y control de las ausencias, permitiendo además organizarlas según su estado, como:

• autorizadas,
• pendientes,
• o no autorizadas.

Esta funcionalidad ayuda a mantener un mejor control operativo del personal y garantiza una correcta integración de las ausencias dentro del procesamiento de nómina.

La ventana de Ausencias se encuentra disponible en diferentes formatos de visualización, permitiendo una gestión más organizada y flexible de la información. Entre las vistas disponibles se encuentran:

• Calendario
• Lista
• Gantt
• Actividad
• Kanban

Para registrar una nueva ausencia de un colaborador, deberá hacer clic en el botón Nuevo, ubicado dentro de la pantalla de Ausencias.

Además, Odoo permite utilizar la opción Nuevo Grupo de Ausencias, la cual facilita la creación de registros de ausencia para múltiples empleados al mismo tiempo.

Esta funcionalidad resulta especialmente útil para:

• vacaciones grupales,
• feriados,
• permisos colectivos,
• capacitaciones,
• o ausencias compartidas entre varios colaboradores.

El uso de grupos de ausencias garantiza que la información quede registrada de manera uniforme y correctamente reflejada tanto en:

• la nómina,
• como en los registros y entradas de trabajo de los empleados.

Al seleccionar esta opción, el sistema mostrará una ventana emergente para completar la información correspondiente.

Dentro del formulario correspondiente, será posible ingresar información como:

• tipo de ausencia,
• modalidad,
• empleado,
• fecha de inicio,
• y fecha de finalización.

Una vez completados los datos requeridos, el sistema permitirá generar y registrar la solicitud de ausencia correspondiente.

Para crear una nueva solicitud de permiso o ausencia, deberá dirigirse a la opción Nuevo. Al seleccionarla, se abrirá la pantalla de creación donde se podrá completar toda la información necesaria relacionada con el permiso solicitado.

Dentro del formulario de ausencia será posible registrar información relacionada con:

• empleado,
• empresa,
• departamento,
• tipo de ausencia,
• estado de nómina,
• fechas,
• y descripción u observaciones adicionales.

La opción Estado de Nómina, ubicada dentro de la sección Ausencia pendiente de reporte, permite visualizar el estado actual de la solicitud y cómo esta afectará el procesamiento de la nómina del colaborador.

Esta funcionalidad ayuda a verificar si la ausencia ya fue considerada dentro de los cálculos salariales correspondientes.

Además, el sistema permite definir el estado de nómina para controlar o retrasar el procesamiento de determinadas ausencias según las necesidades operativas de la empresa.

La opción Aplazar a la siguiente nómina permite diferir el procesamiento de una ausencia cuando esta no debe ser considerada dentro del período de pago actual.

Al activar esta función, la ausencia será trasladada automáticamente al siguiente período de nómina, permitiendo que su cálculo y aplicación se realicen en la próxima generación de pagos.

Esta funcionalidad resulta útil en casos donde:

• la ausencia fue registrada fuera de tiempo,
• el período de nómina ya fue procesado,
• o la empresa requiere posponer su aplicación para el siguiente ciclo salarial.

Nóminas

El módulo de Nómina en Odoo 19 permite gestionar de manera eficiente y organizada todo el proceso salarial de la empresa.

A través de esta funcionalidad es posible administrar:

• pagos a empleados,
• contratos laborales,
• estructuras salariales,
• beneficios,
• descuentos,
• y cálculos automáticos relacionados con la nómina.

Una vez configurados los empleados dentro del sistema, se podrá crear y asociar un contrato laboral con su respectiva estructura salarial, permitiendo automatizar el procesamiento de nómina de acuerdo con las políticas y reglas definidas por la empresa.

Odoo 19 permite generar, administrar y exportar las nóminas de los colaboradores de manera sencilla y organizada. Una vez procesada una nómina, el sistema ofrece la posibilidad de:

• exportarla en formato PDF,
• consultar los asientos contables relacionados,
• revisar pagos generados,
• y administrar lotes de nómina desde un solo lugar.

Esta integración facilita el control financiero y operativo de todo el proceso salarial dentro de la empresa.

Todas las Nóminas

La opción Todas las Nóminas, ubicada dentro de la pestaña Nóminas, permite consultar el historial completo de nóminas generadas para los empleados.

En la vista de lista se mostrará información importante como:

• nombre del empleado,
• período de nómina,
• estructura salarial,
• costo del empleado,
• salario base,
• salario bruto,
• salario neto,
• y estado de la nómina.

Esta sección facilita el seguimiento, validación y control de todos los procesos salariales generados dentro del sistema.

Al seleccionar el botón Nuevo, será posible crear rápidamente nuevos recibos de nómina para los colaboradores dentro del sistema.

Además, Odoo 19 permite generar nóminas mediante la opción Nuevo fuera de ciclo, utilizada para procesar pagos especiales o adicionales fuera del período normal de nómina.

Esta funcionalidad resulta útil para manejar situaciones como:

• pagos extraordinarios,
• bonos,
• liquidaciones,
• ajustes salariales,
• comisiones,
• o correcciones específicas.

Al crear una nueva nómina, el sistema mostrará una pantalla donde se deberá completar la información correspondiente al empleado y al período de pago.

Dentro del formulario de nómina se deberá completar información relacionada con:

• Empleado:
  Colaborador al que corresponde la nómina generada.
• Registro del empleado:
  Permite vincular la nómina con el perfil y contrato laboral del colaborador, facilitando la visualización y control de la información salarial correspondiente.
• Procesamiento de nóminas:
  Permite gestionar y validar múltiples nóminas de manera agrupada, identificando el lote de nómina al que pertenece cada registro.
• Estructura:
  Define la estructura salarial utilizada para calcular ingresos, descuentos, beneficios y demás reglas aplicadas durante el procesamiento de la nómina.

• Período:

  Corresponde al ciclo o período de pago para el cual se está generando la nómina, por ejemplo:

  • mensual,
  • quincenal,
  • semanal,
  • entre otros.

Además, dentro del formulario se visualizarán diferentes pestañas relacionadas con la información salarial del colaborador, como:

• Días trabajados
• Datos salariales
• Cálculo salarial
• Otra información

Días Trabajados

La pestaña Días Trabajados permite visualizar un desglose detallado de:

• días laborados,
• vacaciones,
• permisos,
• ausencias,
• y demás registros relacionados con la jornada laboral del colaborador durante el período de pago.

Esta información es utilizada por Odoo para realizar cálculos precisos de:

• salarios,
• descuentos,
• beneficios,
• y valores correspondientes dentro de la nómina.

Pestaña Entradas de Nómina

La pestaña Entradas de Nómina permite registrar, visualizar y gestionar valores adicionales que serán considerados dentro del cálculo salarial del colaborador.

Desde esta sección es posible agregar conceptos que no se generan automáticamente a partir del contrato o de la asistencia del empleado, tales como:

• bonificaciones,
• comisiones,
• reembolsos,
• descuentos,
• préstamos,
• ajustes,
• y otros ingresos o deducciones especiales.

Esta funcionalidad brinda mayor flexibilidad en el procesamiento de nómina, permitiendo incluir valores adicionales según las necesidades específicas de cada colaborador o período salarial.

Dentro de esta pestaña se encuentra disponible el botón + Agregar un dato, el cual permite incorporar manualmente componentes salariales adicionales relacionados con una nómina específica.

A través de esta opción es posible registrar conceptos como:

• bonificaciones,
• comisiones,
• reembolsos,
• descuentos,
• ajustes,
• y otros valores adicionales que deban incluirse en el cálculo salarial del colaborador.

Esta funcionalidad facilita la personalización y ajuste de la nómina según las necesidades particulares de cada período de pago.

días trabajados, los ingresos, las deducciones y el importe final del salario neto.

Pestaña Cálculo de Salario

La pestaña Cálculo de Salario permite visualizar el detalle completo del procesamiento de la nómina del colaborador.

En esta sección se muestran:

• las reglas salariales aplicadas,
• días trabajados,
• ingresos,
• beneficios,
• deducciones,
• descuentos,
• y el valor final correspondiente al salario neto.

Esta vista facilita la validación y revisión detallada de todos los componentes utilizados para generar la nómina, garantizando mayor transparencia y precisión en los cálculos salariales.

Pestaña Otra Información

La pestaña Otra Información contiene datos complementarios relacionados con la nómina generada para el colaborador.

Dentro de esta sección se podrá visualizar información como:

• nombre del empleado,
• empresa,
• fecha de pago,
• importe total,
• diario salarial,
• y demás datos utilizados para el registro y contabilización de la nómina.

Esta información permite mantener un mayor control administrativo y contable sobre los procesos salariales gestionados dentro del sistema.

Para procesar la nómina, deberá seleccionar la opción Calcular Hoja. Una vez ingresada toda la información necesaria, el sistema realizará automáticamente el cálculo correspondiente de la nómina del colaborador.

Posteriormente, Odoo permitirá generar:

• el reporte de pago,
• y el borrador del asiento contable asociado al proceso salarial.

Para continuar con la generación de la nómina, deberá hacer clic en la opción Crear borrador de entrada. Una vez seleccionada esta opción, el sistema mostrará una ventana de confirmación solicitando validar la acción.

Para finalizar el proceso y confirmar la generación de la nómina, deberá seleccionar la opción Aceptar.

Una vez generado el borrador de la nómina, el sistema mostrará en la parte superior un botón inteligente denominado Asiento Contable (Borrador), el cual permite acceder rápidamente al registro contable asociado a la nómina procesada.

Además, aparecerán diferentes botones adicionales en la parte superior izquierda de la pantalla, facilitando el acceso a información relacionada con el proceso salarial.

Cuando el borrador de nómina haya sido generado correctamente, el estado del documento cambiará automáticamente a Listo.

Entre los botones inteligentes disponibles también se podrán visualizar opciones como:

• Entradas de trabajo
• Ajuste salarial

permitiendo consultar de manera rápida información relacionada con el cálculo y procesamiento de la nómina del colaborador.

El botón inteligente Registros de Trabajo permite acceder rápidamente a los registros laborales generados para el colaborador, los cuales son utilizados como base para el cálculo de la nómina y la emisión de recibos de pago.

Estos registros incluyen información relacionada con:

• tiempo trabajado,
• asistencia,
• vacaciones,
• ausencias,
• permisos,
• y días festivos.

La información almacenada en los registros de trabajo permite que Odoo realice cálculos salariales más precisos y mantenga un mejor control sobre la jornada laboral de cada empleado.

Ajuste Salarial

El botón inteligente Ajuste Salarial permite acceder de forma rápida a los ajustes o modificaciones salariales aplicados al colaborador, los cuales pueden influir directamente en el cálculo de la nómina.

Desde esta opción es posible consultar cambios relacionados con:

• aumentos salariales,
• correcciones,
• bonificaciones,
• descuentos,
• y otros ajustes específicos autorizados por la empresa.

Estos registros permiten mantener un mayor control y trazabilidad sobre las variaciones salariales aplicadas a cada empleado.

Asimismo, el sistema también mostrará el botón inteligente correspondiente a la Entrada del Diario, permitiendo acceder directamente al asiento contable generado durante el procesamiento de la nómina.

Procesamiento de Nómina

La opción Procesamiento de Nómina, ubicada dentro del menú Nómina del módulo de Nómina en Odoo, permite agrupar, generar y procesar múltiples nóminas de empleados para un período determinado.

Esta funcionalidad facilita la administración masiva de nóminas, permitiendo:

• calcular salarios,
• validar información,
• generar pagos,
• y contabilizar procesos salariales
  de manera más rápida y organizada dentro de un solo lote.

Las nóminas generadas se visualizarán en formato de lista y normalmente estarán agrupadas por estado, como:

• Listo
• Finalizado
• Pagado

Cada lote de nómina mostrará información importante como:

• nombre del lote,
• período correspondiente,
• cantidad de nóminas procesadas,
• costo total para la empresa,
• valores brutos,
• y valores netos generados para todos los colaboradores incluidos en el proceso.

Para confirmar y generar un borrador de cada nómina individual en la nómina, haga clic en el botón Crear entrada de borrador y luego haga clic en Aceptar en la ventana emergente de confirmación.

Una vez agregadas las entradas de trabajo faltantes y solucionados los posibles conflictos o inconsistencias, deberá hacer clic en el botón Generar Nómina para procesar la nómina de todos los colaboradores incluidos en el lote.

Cuando el proceso haya sido generado correctamente, el estado cambiará a Listo.

Es importante considerar que, para que una nómina pueda continuar con su procesamiento, debe encontrarse en estado Lista, lo que indica que:

• la información ya fue generada,
• pero todavía no ha sido procesada ni contabilizada definitivamente.

Posteriormente, para confirmar la generación de las nóminas individuales dentro del lote, deberá seleccionar la opción Crear entrada de borrador.

Al realizar esta acción, el sistema mostrará una ventana de confirmación. Para continuar con el proceso, deberá hacer clic en Aceptar.

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